1. Wie is Projektwurk?
Projektwurk is de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Projektwurk b.v., gevestigd en kantoorhoudende te (8448 CK) Heerenveen aan de Haskeruitgang 109, en alle hieraan gelieerde besloten vennootschappen.
2. Bescherming van uw persoonsgegevens
Wettelijk kader
Projektwurk respecteert uw privacy en verklaart persoonsgegevens vertrouwelijk te zullen behandelen. Respect voor de privacy van klanten, leveranciers, relaties en medewerkers is voor Projektwurk het uitgangspunt bij al haar activiteiten. Projektwurk zal uw persoonsgegevens uitsluitend
verwerken in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AvG).
Beginselen verwerking
Projektwurk volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld. Dit zijn:
– Rechtmatig, behoorlijk en transparant:
De verwerking van uw persoonsgegevens vindt
uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Projektwurk gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zal u daarover adequaat informeren op het moment dat uw persoonsgegevens worden opgevraagd.
– Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden:
Persoonsgegevens worden door Projektwurk uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan (grondslag). Naast een wettelijke eis tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.
– Niet meer of langer dan noodzakelijk:
Projektwurk verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als gegevens niet meer nodig zijn worden ze gecontroleerd verwijderd.
– Juist, actueel en vertrouwelijk:
Projektwurk zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleert periodiek of de persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn. Projektwurk en toeleveranciers van Projektwurk zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
– Passende technische en organisatorische beveiliging:
Projektwurk heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers.
3. Welke persoonsgegevens gebruikt Projektwurk
Projektwurk gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en
bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens
verwerkt zoals:
– naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht;
– Burgerservicenummer (BSN);
– adres, postcode, woonplaats;
– emailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
– Inkomensgegevens en andere gegevens over de financiële of economische situatie van de klant.
Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting. U wordt hierover geïnformeerd op het moment dat
Projektwurk deze gegevens bij u opvraagt. Sluit u een dienstverleningsovereenkomst met Projektwurk, dan wordt u pér (soort) dienst inzage gegeven in de persoonsgegevens die daarvoor noodzakelijkerwijs verwerkt moeten worden.
Bijzondere persoonsgegevens
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is Projektwurk vanuit de wet verplicht het Burgerservicenummer (BSN) te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs (zijnde: paspoort of identiteitskaart, géén rijbewijs) is daarnaast verplicht vanuit de loonheffingen. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen
en financieren van terrorisme) verplicht Projektwurk uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.
Gevoelige persoonsgegevens
Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages vormt de kern van de dienstverlening van Projektwurk. Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als
‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens
zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
4. Waarom gebruikt Projektwurk persoonsgegevens (doelen)
Zoals elke organisatie heeft Projektwurk misschien persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk
onderdeel zijn van de producten en diensten die Projektwurk aan haar klanten levert. De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Projektwurk gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor Projektwurk persoonsgegevens verwerkt:
– invulling geven aan verplichtingen die voortvloeien uit onze overeenkomst en/of wettelijke bepalingen, zoals het voeren/controleren van uw administratie, het maken van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften, loonstroken etc.;
– het zorgvuldig nakomen van administratieve verplichtingen zoals het afhandelen van facturatie voor de geboden dienstverlening en uw betalingen
– het verzenden van onze papieren of digitale nieuwsbrief;
– U te kunnen bellen en/of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
– het kunnen voldoen aan andere wettelijke verplichtingen die mogelijk op ons rusten uit hoofde van onze dienstverlening.
5. Dienstverlening door derden
Projektwurk schakelt misschien andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veiligte laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook organisaties voor archiefbeheer, waaronder vernietiging, gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners.
De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Projektwurk. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.
6. Verstrekking aan derden
Projektwurk zal uw gegevens niet verkopen aan derden. Uw persoonsgegevens worden door Projektwurk nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM, organisaties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben. Informatie die bestemd is voor de overheid of de bank, zoals belastingaangiften en financiële
rapportages worden door Projektwurk uitsluitend doorgegeven op basis van een machtiging die door u is afgegeven.
7. Uw rechten
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Projektwurk en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen, mits dit niet in strijdt komt met andere rechtsverhoudingen binnen de tussen ons bestaande overeenkomst.
Bij verwijdering van uw gegevens zijn wij tevens mogelijk gebonden aan andere wettelijke verplichtingen zoals de wettelijke bewaartermijnen.
Als u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen. Zie punt 10 hieronder voor de contactgegevens. Houd u er rekening mee dat wij uw identiteit controleren vóórdat wij u de gevraagde gegevens verstrekken.
8. Beveiliging
Projektwurk doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Projektwurk ze niet meer nodig heeft, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.
Alle medewerkers van Projektwurk hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig hebben. Onze computersystemen, computernetwerken en gebouwen zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Hetzelfde niveau van beveiliging eisen wij ook van de organisaties waarmee wij samenwerken, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer.
9. Inbreuk op de beveiliging
Projektwurk neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via privacy@projektwurk.nl
10. Vragen – klachten
Als u meer wilt weten over uw rechten en de manier waarop Projektwurk met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e-mail een informatieverzoek indienen bij het privacy team van Projektwurk. Dat geldt ook als u klachten heeft. Projektwurk zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen vier weken.
Contactadres:
Projektwurk b.v.
Haskeruitgang 109
8448 CK Heerenveen
privacy@projektwurk.n
